%20(2).jpg)
SUNDSVALL CONVENTION BUREAU
Vill du vara värd för en större konferens, kongress eller ett stort idrottsevenemang i Sundsvall? Kontakta oss på Sundsvall Convention Bureau så hjälper vi dig helt kostnadsfritt med tips och råd.
Här är din lokala partner för möten och kongresser - Sundsvall Convention Bureau
Att vara den som tar på sig att arrangera en konferens, kongress eller ett annat större evenemang är ett stort projekt. För att underlätta din väg framåt finns Sundsvall Convention Bureau här som din kostnadsfria resurs när du planerar att lägga ditt möte hos oss i Sundsvall. Vi kan hjälpa dig att vara på viktiga frågor som “finns tillräckligt med möteslokaler och hotellrum?”, “vad kan deltagarna göra på kvällarna?”, “hur tar man sig till och från Sundsvall?”. Vi finns också här för att stötta dig som vill ta klivet till att bli en mötesambassadör genom att se förenkla din process och vara en sparringpartner på väg mot nästa lyckade möte!
Vi kan hjälpa dig med:
Kostnadsfri hjälp och rådgivning
Vi erbjuder alltid personlig och opartisk rådgivning helt kostnadsfritt. Oavsett mötets storlek hjälper vi till att visa vad Sundsvall har att erbjuda.
Stöd vid platsval och lokaler
Vi hjälper dig hitta rätt konferenslokal, hotell och miljö så att det passar just ditt evenemang. Vi kan även arrangera studiebesök på potentiella arenor.
Kontakter och nätverk
Vi förmedlar kontakt med rätt aktörer efter dina behov och ser även till att du kommer i kontakt med en PCO (kongressarrangör) om så önskas.
Inspiration till aktiviteter
Vill du bjuda på en gourmetmiddag i unik miljö, bastubad bland träden eller en takvandring i Stenstan? Vi har idéerna och vet vad vår stad kan erbjuda!
Ansökningsstöd
Behöver du skapa ett starkt underlag för att vinna hem en nationell eller internationell kongress? Vi hjälper till med argumentation, statistik, skräddarsydda presentationer och lokalt engagemang.
Marknadsföringsmaterial
Vi tillhandahåller presentationsmaterial och bilder som hjälper dig att visa upp Sundsvall som mötesstad. Vi kan också dela bra och viktiga dokument eller andra saker som behövs för att underlätta för mötesdeltagare.
.jpg)
Kontakta mig
Ulrika Lundin
Destinationsutvecklare
+4763 022 30 53
ulrika.lundin@sundsvall.se
Tips & råd till arrangörer
Att planera ett möte eller annat större arrangemang väcker många tankar, allt ifrån utformning och innehåll till hur ni gör det mer hållbart. Därför har vi samlat våra bästa tips och råd för att kunna guida dig hela vägen från idé till genomförande.
Mötets syfte & mål
Handlar mötet om att sprida kunskap, stärka samarbete eller sätta en ny riktning framåt? Att starta mötesplaneringen med att sätta ett syfte och konkreta mål gör det lättare att sedan planera rätt mötesform, innehåll och plats.
Välja mötesform
Det är viktigt att fundera över vilken mötesform som kommer att passa just ert möte då det påverkar både upplevelsen och resultatet. Vi kan hjälpa dig att hitta rätt upplägg för dina mål, deltagare och förutsättningar.
Välja plats & datum
Platsen sätter tonen för hela mötet. Fundera på vilken miljö som passar ert syfte. Är det stadspuls, havsnära eller mitt i naturen? Välj ett datum i god tid och tänk på helgdagar, säsong och tillgänglighet för deltagarna.
Projektgrupp & PCO
Att sätta ihop en projektgrupp tidigt gör planeringen mer effektiv. Gruppen bör bestå av personer med tydliga roller och ansvar, till exempel för program, ekonomi, marknadsföring och logistik. För större möten eller kongresser kan det också vara värdefullt att anlita en PCO (Professional Congress Organizer) som är expert på att samordna allt från anmälningar till teknisk utrustning.
Marknadsföring
Vi hjälper gärna till att lyfta ert möte! Hos oss hittar ni bilder och filmer som fångar känslan av Sundsvall – perfekta att använda i er kommunikation före, under och efter mötet. Hör av er till oss så fixar vi detta.
Ekonomi
En tydlig plan för ekonomin gör allt lite enklare. Fundera tidigt över hur ni vill lägga upp kostnaderna som t.ex. ska deltagarna betala något själva? Tydliggör även vad som gäller kring exempelvis måltider, logi och eventuella tillval.
Sätta ihop ett program
Ett bra program kräver både variation och luft – det skapar engagemang och energi. Tänk på balansen mellan föreläsningar, pauser och aktiviteter. Glöm inte tid för förflyttningar, ombyte eller en snabb mejlpaus. Vill ni komplettera med en aktivitet eller middag? Vi hjälper er gärna med förslag!
Avbokningsregler
Ha tydliga avbokningsregler från start, både för deltagare och leverantörer. Det skapar trygghet och minskar risken för oväntade kostnader. Kontrollera vilka regler som gäller hos era samarbetspartners och se till att all information finns med i anmälan till mötet.
Hållbarhet
Små val gör stor skillnad. Välj lokala leverantörer, klimatvänliga transporter och tänk smart kring mat och material. Vi hjälper dig gärna att göra ditt möte lite grönare - utan att tumma på upplevelsen.
Utvärdera mötet
Hur upplevde man mötet egentligen? Ta chansen att samla in synpunkter och lärdomar medan upplevelsen fortfarande är färsk. En enkel utvärdering ger värdefull input inför nästa gång och du visar deltagarna att deras åsikter räknas.
Vi är kranmärkta!
Det betyder att vi väljer bort flaskvatten och istället bjuder på något av det bästa vi har, vårt fantastiska kranvatten. Gör skillnad tillsammans med oss - en klunk i taget!